Table of contents

Bagi pengelola jurnal yang masih menggunakan OJS 3.3.x, upgrade ke versi 3.5.x sangat disarankan agar sistem tetap aman, kompatibel dengan teknologi terbaru, dan mendapatkan dukungan fitur yang lebih lengkap. Dalam panduan upgrade mayor OJS versi 3.3.x ke 3.5.x secara manual ini, kamu akan mempelajari proses upgrade mulai dari backup, penggantian source code, hingga migrasi database dengan aman tanpa kehilangan data jurnal.

Memahami Environment OJS Sebelum Upgrade

Sebelum masuk ke proses migrasi, ada satu hal yang sering terlewat oleh banyak administrator jurnal, yaitu memahami environment hosting yang digunakan. Padahal, sebagian besar error saat upgrade justru berasal dari ketidaksesuaian environment server dengan kebutuhan versi OJS terbaru.

Sebagai contoh pada panduan ini, website OJS berjalan pada URL:

https://journal.vibescoding.my.id/

Dengan document root berada pada direktori:

/journal.vibescoding.my.id

Versi OJS yang digunakan saat ini adalah:

OJS 3.3.0-22

Kemudian akan dilakukan upgrade ke:

OJS 3.5.0-4

Hal penting yang perlu diperhatikan adalah kompatibilitas PHP. Berdasarkan pengujian yang dilakukan, OJS 3.5 berjalan lebih stabil menggunakan PHP 8.2 atau versi yang lebih tinggi.

Ketika menggunakan PHP di bawah versi tersebut, beberapa proses upgrade berpotensi mengalami error, baik pada tahap migrasi database maupun saat mengakses dashboard administrator.

Karena itu, sebelum memulai upgrade, pastikan hosting yang digunakan sudah mendukung PHP 8.2 ke atas. Jika menggunakan layanan hosting IDwebhost, pengecekan versi PHP dapat dilakukan langsung melalui cPanel tanpa perlu konfigurasi yang rumit.

Setelah memastikan environment sudah sesuai, langkah berikutnya adalah melakukan persiapan upgrade.

Persiapan Sebelum Upgrade OJS 3.3.x ke 3.5.x

Upgrade mayor berbeda dengan upgrade minor. Pada upgrade mayor, perubahan struktur sistem dan database cukup signifikan sehingga proses backup menjadi langkah yang tidak boleh dilewatkan.

Langkah 1: Lakukan Backup Full Website

Karena upgrade yang dilakukan adalah upgrade mayor, lakukan backup secara menyeluruh meliputi file dan database.

Masuk ke:

cPanel → File Manager

Kemudian:

  • Pilih seluruh file OJS
  • Klik Compress
  • Download file hasil kompresi

Backup Database

Masuk ke:

cPanel → phpMyAdmin

Lalu:

  • Pilih database OJS
  • Klik Select All
  • Klik Export

Backup Folder Penting

Selain backup penuh, unduh juga folder berikut secara terpisah:

  • public/
  • plugins/
  • styles/
  • templates/

Jangan lupa menyimpan file:

config.inc.php

Backup ini akan sangat membantu apabila proses upgrade gagal atau terjadi korupsi data sehingga proses rollback bisa dilakukan lebih cepat.

Sebagai catatan, untuk upgrade minor seperti 3.3.0-5 ke 3.3.0-9 biasanya backup folder public dan plugins sudah cukup. Namun untuk upgrade lintas versi seperti 3.3 ke 3.5, backup penuh tetap menjadi pilihan paling aman.

Langkah 2: Download Paket OJS Versi Terbaru

Selanjutnya unduh paket OJS yang akan digunakan untuk upgrade.

Kamu bisa mengunduh melalui situs resmi PKP:

https://pkp.sfu.ca/software/ojs/download/

Atau langsung ke paket:

https://pkp.sfu.ca/ojs/download/ojs-3.5.0-4.tar.gz

Pilih format:

  • .tar.gz
  • .zip

Setelah selesai, upload file tersebut ke direktori OJS yang aktif.

Contohnya:

/journal.vibescoding.my.id

Langkah 3: Upload File OJS ke Direktori Hosting

Masuk ke:

cPanel → Domains

Cari nama domain atau subdomain yang digunakan.

Kemudian klik pada bagian Document Root hingga masuk ke direktori:

/journal.vibescoding.my.id
Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Upload file OJS 3.5 yang sebelumnya sudah diunduh.

Pastikan proses upload selesai 100% sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.

Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Langkah 4: Ekstrak Paket OJS

Klik file yang sudah di-upload kemudian pilih:

Extract

Tunggu hingga proses ekstraksi selesai.

Setelah berhasil, akan muncul folder baru dengan nama:

ojs-3.5.0-4

Folder inilah yang berisi source code OJS versi terbaru.

Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Langkah 5: Rename Folder Lama

Sebelum mengganti source code, ubah nama beberapa folder penting terlebih dahulu.

Rename:

  • plugins → pluginsold
  • public → publicold
  • styles → stylesold
  • templates → templatesold

Langkah ini bertujuan untuk menjaga seluruh aset dan konfigurasi lama tetap aman selama proses migrasi.

Langkah 6: Pindahkan Core File OJS Baru

Masuk ke folder:

ojs-3.5.0-4

Kemudian:

  • Select All
  • Jangan ikut memilih file config.inc.php
  • Klik Move
Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Jika ragu, file config.inc.php di folder baru dapat dihapus terlebih dahulu sebelum melakukan Select All.

Langkah 7: Replace Core OJS Lama dengan Core Baru

Pada popup Move Files, ubah tujuan direktori dari:

/journal.vibescoding.my.id/ojs-3.5.0-4

Menjadi:

/journal.vibescoding.my.id

Kemudian klik Move Files.

Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Proses ini akan memindahkan ribuan file sehingga membutuhkan waktu beberapa menit tergantung performa server.

Setelah selesai, lakukan rename kembali:

Folder Baru

  • plugins → pluginsnew
  • public → publicnew
  • styles → stylesnew
  • templates → templatesnew

Folder Lama

  • pluginsold → plugins
  • publicold → public
  • stylesold → styles
  • templatesold → templates

Sampai tahap ini, source code OJS sudah menggunakan versi 3.5. Namun database masih menggunakan struktur versi 3.3 sehingga perlu dilakukan upgrade database.

Langkah Upgrade Database OJS 3.3 ke Database OJS 3.5

Setelah source code berhasil diperbarui, proses berikutnya adalah menjalankan migrasi database.

Langkah 1: Edit File Config

Buka file:

config.inc.php

Cari konfigurasi:

installed = On

Ubah menjadi:

installed = Off

Kemudian simpan perubahan.

Langkah 2: Jalankan Halaman Upgrade

Akses URL berikut:

https://journal.vibescoding.my.id/index.php/index/en/install/

Pada halaman tersebut akan muncul opsi upgrade database.

Klik:

Click Here

Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Lalu pilih:

Upgrade Open Journal Systems

Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Langkah 3: Tunggu Proses Migrasi Database

Durasi upgrade bergantung pada ukuran database jurnal.

Jika berhasil, akan muncul pesan:

Upgrade of OJS to version 3.5.0.4 has completed successfully.

Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Pesan tersebut menandakan seluruh struktur database telah berhasil diperbarui.

Langkah 4: Aktifkan Kembali Status Installed

Kembali buka file:

config.inc.php

Ubah kembali:

installed = Off

Menjadi:

installed = On

Simpan perubahan.

Panduan Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 Manual

Selanjutnya login ke dashboard administrator dan lakukan pengecekan:

  • Halaman frontend
  • Dashboard editor
  • Submission
  • Review workflow
  • Plugin
  • Statistik jurnal

Jika seluruh menu dapat diakses dengan normal, maka proses upgrade telah berhasil.

Alasan Upgrade OJS ke Versi 3.5.x

Banyak pengelola jurnal menunda upgrade karena khawatir terjadi error. Padahal, semakin lama menggunakan versi lama, semakin besar risiko munculnya masalah kompatibilitas dan keamanan.

Ekosistem publikasi ilmiah terus berkembang. Standar metadata berubah, integrasi layanan eksternal semakin kompleks, dan kebutuhan interoperabilitas menjadi semakin penting.

Ketika jurnal tetap menggunakan versi lama, beberapa kendala yang sering muncul antara lain:

  • Dukungan metadata yang terbatas
  • Integrasi Crossref yang kurang optimal
  • Kompatibilitas plugin menurun
  • Risiko keamanan lebih tinggi
  • Dukungan komunitas yang semakin berkurang

Penelitian de Jonge dan Kramer (2026) juga menunjukkan bahwa konfigurasi sistem dan infrastruktur teknis berperan penting terhadap kualitas metadata yang dikirimkan ke layanan seperti Crossref.

Artinya, upgrade OJS bukan hanya soal mendapatkan fitur baru, tetapi juga investasi jangka panjang untuk menjaga kualitas infrastruktur jurnal.

Apa yang Baru di OJS 3.5.x?

OJS 3.5 membawa cukup banyak perubahan yang terasa langsung bagi editor maupun pengelola jurnal.

Dashboard Editorial Baru

Status artikel kini lebih mudah dipantau melalui sidebar dashboard. Editor dapat melihat seluruh tahapan workflow tanpa perlu berpindah-pindah menu.

Editorial Masthead

Informasi Editorial Board kini dapat dikelola lebih rapi dan otomatis ditampilkan berdasarkan role pengguna.

Sistem Invite User

Penambahan pengguna kini menggunakan mekanisme undangan sehingga pengelolaan akun menjadi lebih terstruktur.

Integrasi ORCID Bawaan

ORCID kini sudah tersedia secara default tanpa perlu instalasi plugin tambahan.

Reviewer Suggestion

Author dapat merekomendasikan reviewer saat melakukan submit artikel.

Fitur ini membantu editor mempercepat proses seleksi reviewer yang relevan.

Highlight Feature

Pengelola jurnal dapat menampilkan pengumuman penting seperti:

  • Call for Papers
  • Event akademik
  • Informasi publikasi terbaru

langsung di halaman utama OJS.

Integrasi ROR

Research Organization Registry (ROR) kini tersedia secara bawaan sehingga data afiliasi penulis menjadi lebih akurat dan terstandarisasi.

Cancel Review Round

Editor dapat membatalkan satu putaran review apabila terjadi kesalahan proses.

JATS XML Integration

OJS 3.5 sudah mendukung integrasi JATS XML langsung dalam workflow publikasi.

Fitur ini sangat membantu jurnal yang membutuhkan standar metadata untuk kebutuhan indeksasi dan interoperabilitas dengan berbagai platform akademik.

Kesimpulan

Upgrade OJS 3.3 ke 3.5 secara manual sebenarnya tidak terlalu rumit selama dilakukan secara bertahap. Kunci utamanya terletak pada backup yang lengkap, penggantian source code yang benar, serta migrasi database yang dilakukan sesuai prosedur.

Selain meningkatkan keamanan sistem, OJS 3.5 juga menghadirkan berbagai fitur baru yang membuat pengelolaan jurnal menjadi lebih efisien, modern, dan siap mengikuti perkembangan ekosistem publikasi ilmiah saat ini.

Jika saat proses upgrade kamu menemui kendala seperti error migrasi database, konflik plugin, website tidak bisa diakses setelah upgrade, atau membutuhkan bantuan teknis lainnya, jangan ragu menghubungi Tim Teknis IDwebhost. Dengan pendampingan yang tepat, proses upgrade dapat berjalan lebih aman tanpa mengganggu operasional jurnal yang sedang aktif.