Table of contents
Ingin menghapus email di cPanel tanpa khawatir data hilang? Ikuti panduan aman berikut ini agar ruang lega, tapi data penting emailmu tetap tersimpan.
Pernah mengalami ruang hosting yang tiba-tiba penuh padahal file website masih ringan? Bisa jadi penyebabnya adalah tumpukan email lama yang tak terkelola. Artikel ini akan membimbing kamu cara menghapus email di cPanel dengan aman tanpa risiko kehilangan data penting.
Cara Mengecek Disk Usage Email di cPanel
Sebelum menghapus email, ada baiknya kamu mengecek dulu seberapa besar ruang penyimpanan yang digunakan email di akun hosting kamu. Ini penting agar tahu akun mana yang perlu dibersihkan lebih dulu.
Langkah-langkah:
- Login ke cPanel menggunakan akun hosting kamu.
- Ketik "email usage" di kolom pencarian kanan atas.
- Klik menu Email Disk Usage yang muncul di bagian Tools.
Di halaman ini, kamu bisa memilih akun email dari menu dropdown dan melihat seberapa banyak email yang tersimpan di folder-folder seperti Inbox, Trash, atau Spam. Jika ada folder dengan ukuran besar, kamu bisa mulai bersih-bersih dari situ.
Cara Menghapus Email di cPanel Secara Aman
Kalau penyimpanan email kamu sudah mendekati batas, kamu bisa menghapusnya langsung dari menu Email Disk Usage. cPanel sudah menyediakan fitur ini agar kamu bisa menghapus email secara spesifik, tanpa harus masuk satu per satu ke akun emailnya.
Langkah 1: Akses Menu Email Disk Usage
Klik menu Email Disk Usage yang muncul. Fitur ini memungkinkan kamu mengelola ruang penyimpanan email tanpa harus login ke akun email satu per satu—efisien dan langsung ke titik masalah.
Langkah 2: Pilih Akun Email dan Analisis Folder
Setelah halaman terbuka, kamu bisa memilih akun email dari dropdown yang tersedia.
Di bawahnya, akan muncul daftar folder seperti Inbox, Trash, Spam, dan sebagainya, lengkap dengan informasi ukuran file dan jumlah pesan.
Gunakan informasi ini untuk menentukan folder mana yang paling mendesak dibersihkan.
Langkah 3: Hapus Email Berdasarkan Kriteria
Klik tombol Manage pada folder yang ingin dibersihkan. Di bagian “Messages to delete,” kamu bisa memilih filter yang paling sesuai, seperti:
- Email lebih dari 1 tahun
- Ukuran di atas 30MB
- Semua pesan
- Query khusus
Setelah menentukan, klik Delete Permanently. Proses ini akan menghapus email sesuai filter, tanpa mengganggu data penting lainnya.
Dengan cara ini, kamu tetap bisa memilih email yang memang sudah tidak relevan, tanpa menghapus seluruh folder secara membabi buta.
Cara Menghapus Email Pakai Disk Usage dan File Manager di cPanel
Jika kamu ingin membersihkan email secara manual atau ingin kontrol lebih besar atas data yang dihapus, kamu bisa menggunakan File Manager di cPanel.
Langkah 1: Akses Menu Disk Usage
- Login ke cPanel
- Ketik usa. di kolom pencarian
- Klik Disk Usage di bawah kategori Files
Dari sini, kamu bisa lihat penggunaan disk secara keseluruhan, termasuk dari direktori email.
Langkah 2: Identifikasi Akun Email yang Memakan Banyak Ruang
Scroll ke bagian /mail/ dan cek folder dari masing-masing akun email. Biasanya formatnya seperti ini:
/mail/domainkamu.com/namauser/
Kamu bisa urutkan folder berdasarkan ukuran file untuk melihat akun mana yang paling memakan banyak space.
Langkah 3: Hapus Folder Email Melalui File Manager
Kembali ke halaman utama cPanel → buka File Manager → navigasi ke folder /mail/domainkamu.com/namauser/.
Kamu akan melihat banyak folder seperti:
- .Junk
- .Sent
- .Spam
- .Trash
Hapus isi dari folder-folder yang tidak diperlukan. Gunakan klik kanan → Delete, atau masuk ke dalam folder dan hapus file satu per satu.
Tapi, hindari menghapus folder seperti cur, new, atau tmp, kecuali kamu sudah paham fungsinya.
Pentingnya Menghapus Data Email di cPanel
Mengelola email di cPanel bukan hanya soal merapikan kotak masuk. Ada alasan strategis dan teknis mengapa hal ini penting, apalagi jika kamu mengelola website aktif dengan banyak pengguna.
Menghemat Ruang Hosting
Email sering kali menyimpan lampiran besar atau arsip lama yang terus menumpuk. Kalau kamu memakai paket hosting terbatas, akumulasi ini bisa bikin quota cepat habis—dan berisiko mengganggu kinerja website utama. Membersihkan email secara berkala membantu mengoptimalkan kapasitas server.
Menghapus Akun yang Sudah Tidak Dipakai
Akun email yang dibuat untuk staf lama, keperluan testing, atau proyek sementara kadang masih tertinggal. Kalau tidak segera dihapus, akun ini bisa jadi celah keamanan. Menghapus akun yang sudah tidak aktif menjaga sistem tetap rapi dan aman.
Mencegah Spam dan Ancaman Keamanan
Email yang jarang dipantau berisiko dibanjiri spam atau malah disusupi untuk aktivitas tidak sah. Dengan rutin menghapus email lama dan akun tidak aktif, kamu bisa menekan risiko tersebut.
Mematuhi Kebijakan Internal dan Regulasi
Beberapa bisnis punya aturan untuk menyimpan data hanya dalam jangka waktu tertentu. Menghapus email jadi bagian dari kepatuhan terhadap SOP internal maupun regulasi perlindungan data.
Tips Hindari Kehilangan Data Saat Hapus Email
Sebelum kamu mulai membersihkan email dari cPanel, ada beberapa langkah penting agar data penting tetap aman:
Mulai dari Folder Sampah dan Spam
Folder seperti .Trash, .Junk, dan .Spam sering kali berisi email promosi, notifikasi sistem, atau spam yang tidak lagi relevan. Menghapus dari folder ini lebih aman dibanding langsung menyasar Inbox.
Lakukan Backup Terlebih Dahulu
Kalau kamu masih ragu, backup adalah langkah paling bijak. Kamu bisa menggunakan fitur backup dari cPanel atau menyimpan salinan email penting ke komputer menggunakan aplikasi seperti Outlook atau Thunderbird.
Manfaatkan Filter di Menu Email Disk Usage
Gunakan fitur filter berdasarkan ukuran atau usia email untuk menghapus pesan secara lebih selektif. Dengan begitu, kamu tetap bisa menjaga efisiensi ruang penyimpanan tanpa mengorbankan data penting yang masih dibutuhkan.
Kesimpulan
Menghapus email di cPanel bukanlah hal yang sulit jika kamu mengikuti panduan dengan benar. Mulai dari login, memilih akun email, hingga menghapus pesan atau akun secara menyeluruh bisa dilakukan dengan aman tanpa mengganggu data penting lainnya.
Langkah ini penting untuk mengelola ruang penyimpanan agar lebih efisien. Jika mengalami kesulitan, kamu bisa menghubungi tim teknis IDwebhost untuk mendapatkan bantuan yang tepat dan cepat.