Table of contents
Pernah merasa ruang hosting kamu cepat penuh, padahal tidak banyak file atau website di dalamnya? Bisa jadi penyebabnya adalah email yang menumpuk, terutama di folder Trash, Sent, dan Inbox. Artikel ini akan memandu kamu menghapus email-email tersebut dengan cepat lewat cPanel.
Persiapan Sebelum Menghapus Email
Sebelum mulai, ada beberapa langkah penting yang perlu kamu lakukan agar proses penghapusan aman dan tidak menyebabkan kehilangan data penting:
1. Backup Email yang Penting
Kalau kamu menyimpan email penting di dalam inbox atau folder lainnya, pastikan untuk membackup terlebih dahulu. Kamu bisa ekspor email secara manual atau gunakan fitur backup otomatis yang disediakan layanan hosting.
2. Login ke cPanel
Akses akun hosting kamu melalui URL cPanel, biasanya seperti namadomain.com/cpanel, lalu login menggunakan username dan password yang sesuai.
3. Kenali Folder yang Ingin Dihapus
Setiap akun email biasanya menyimpan pesan dalam beberapa folder utama:
- Inbox: Tempat email masuk.
- Sent: Email yang sudah kamu kirim.
- Trash: Email yang sudah kamu hapus tapi belum dihapus permanen.
Langkah-Langkah Menghapus Email Trash, Sent, dan Inbox di cPanel
Dalam mengelola email di akun hosting, ada dua cara yang bisa kamu andalkan untuk membersihkan folder seperti Trash, Sent, atau Inbox secara menyeluruh.
Cara pertama adalah menggunakan fitur Email Disk Usage—yang praktis dan cepat. Cara kedua, lewat File Manager, yang lebih teknis namun bisa diandalkan saat hosting sedang over quota.
Metode 1: Hapus Email Lewat Menu Email Disk Usage (Cara Praktis)
Jika kamu masih bisa mengakses cPanel dengan lancar dan tidak mengalami over quota, metode ini adalah pilihan terbaik. Email Disk Usage memungkinkan kamu melihat berapa besar ruang yang digunakan setiap folder email, dan langsung menghapusnya dari antarmuka cPanel.
1. Login ke cPanel, Akses Menu "Email Disk Usage"
- Pertama, masuk ke akun cPanel kamu melalui URL seperti namadomain.com/cpanel.
- Setelah berhasil login, cari menu Email Disk Usage di bagian kategori “Email”.
- Klik menu ini untuk mulai melihat akun email dan penggunaan ruangnya.
Tips: Kalau kamu punya banyak akun email, gunakan fitur pencarian di bagian atas halaman cPanel agar lebih cepat menemukannya.
2. Pilih Akun Email dan Folder yang Ingin Dihapus
- Di dalam tampilan Email Disk Usage, kamu akan melihat daftar akun email di hosting kamu.
- Pilih akun yang ingin dibersihkan, lalu perhatikan bagian Folder seperti .Trash, .Sent, atau Inbox.
- Di kolom Actions, klik Manage di sebelah folder yang kamu targetkan.
3. Hapus Email Secara Permanen
- Setelah klik Manage, kamu akan diberi beberapa opsi pembersihan. Pilih Delete Permanently.
- Proses ini akan menghapus semua email di folder yang dipilih secara langsung dari server—tidak masuk ke trash lagi.
- Ulangi proses ini untuk folder lain jika diperlukan.
Dengan cara ini, kamu bisa mengosongkan ruang penyimpanan email hanya dalam beberapa klik. Cocok untuk kamu yang ingin solusi cepat tanpa perlu menyentuh struktur file sistem.
Metode 2: Hapus Email Secara Manual Lewat File Manager
Jika kamu mengalami masalah kapasitas penuh sehingga tidak bisa membuka menu Email Disk Usage, kamu masih bisa membersihkan email secara manual melalui File Manager.
Cara ini memang lebih teknis, tapi masih bisa dilakukan selama kamu berhati-hati.
Catatan Penting!Karena kamu akan berurusan langsung dengan struktur file sistem, pastikan kamu tahu akun mana yang ingin dibersihkan. Jangan sampai salah folder karena bisa berakibat fatal—misalnya menghapus email milik user lain di domain yang sama.
1. Masuk ke File Manager
- Login ke cPanel seperti biasa, lalu buka menu File Manager.
- Sebelum masuk ke folder Mail, aktifkan opsi “Show Hidden Files (dotfiles)” agar semua folder sistem yang tersembunyi bisa terlihat.
2. Navigasi ke Folder Email
- Masuk ke direktori utama File Manager, lalu cari folder bernama mail/.
- Di dalamnya, kamu akan menemukan folder dengan nama domain, seperti namadomain.com.
- Klik domain tersebut, lalu pilih akun email yang ingin kamu bersihkan.
3. Kenali Struktur Folder Email
Setelah masuk ke folder akun email, kamu akan melihat beberapa direktori seperti:
- .Trash/ → tempat penyimpanan email yang sudah dihapus (belum permanen).
- .Sent/ → tempat menyimpan email terkirim.
- .Junk/, .Drafts/, .Archive/ → folder tambahan sesuai aktivitas pengguna.
- cur/ → umumnya folder Inbox disimpan di sini.
4. Masuk ke Folder Target (Misalnya .Trash), Lalu ke Subfolder “cur”
- Buka folder .Trash, lalu masuk ke subfolder cur/.
- Di sinilah file-file email berada dalam format file teks berisi isi email dan metadata.
- Pilih semua file di folder ini. Klik tombol Select All, lalu Delete.
5. Hapus Secara Permanen
- Saat muncul pop-up konfirmasi, centang opsi “Skip the trash and permanently delete the files”.
- Lanjutkan dengan klik Delete.
- Ulangi langkah ini di folder lain seperti .Sent/cur atau cur (Inbox) jika dibutuhkan.
Cara ini memang lebih manual, tapi sangat efektif ketika menu-menu utama di cPanel tidak bisa digunakan karena keterbatasan ruang.
Namun, pastikan kamu benar-benar yakin sebelum menghapus, karena kesalahan di sini bisa menyebabkan kehilangan data permanen.
Bagaimana Kalau Salah Hapus? Bisa Dikembalikan?
Selama kamu tidak memilih opsi “permanently delete”, biasanya file email yang kamu hapus masih bisa dipulihkan dari folder .Trash.
Langkah Memulihkan Email dari Trash:
- Login ke Webmail melalui cPanel atau langsung ke URL Webmail kamu.
- Masuk ke folder Trash.
- Pilih email yang ingin dikembalikan.
- Klik More > Move to > Inbox.
Jika email masih tersimpan di Trash dan belum dihapus permanen, proses ini akan mengembalikan pesan kamu seperti semula.
Tapi jika email sudah dibersihkan lewat File Manager dengan opsi “permanently delete,” sayangnya tidak ada cara mudah untuk recovery kecuali kamu punya backup.
Kenapa Perlu Menghapus Email di cPanel?
Mungkin kamu bertanya-tanya, “Kenapa harus repot-repot hapus email?”
1. Ruang Hosting Cepat Penuh
Email adalah salah satu penyumbang beban penyimpanan terbesar di hosting, apalagi jika kamu aktif menggunakan email bisnis setiap hari.
2. Email Lama Jarang Dibutuhkan
Email yang ada di Trash atau Sent jarang dibuka kembali. Daripada membebani server, lebih baik dihapus secara berkala.
3. Menjaga Performa Hosting
Hosting yang kelebihan kuota bisa menyebabkan website melambat, email gagal terkirim, atau bahkan akses cPanel terganggu.
Tips Agar Email Tidak Menumpuk Kembali
Setelah berhasil menghapus email lama, penting juga untuk mencegah hal yang sama terulang lagi. Berikut beberapa tips yang bisa kamu terapkan:
1. Rutin Bersihkan Email
Tetapkan jadwal untuk menghapus email lama, misalnya sebulan sekali atau setiap minggu.
2. Aktifkan Auto-Delete
Gunakan filter atau aturan otomatis untuk menghapus email lebih dari 30 hari dari folder tertentu, misalnya Trash atau Spam.
3. Gunakan Layanan Email Eksternal
Kalau kamu butuh penggunaan email intensif, pertimbangkan untuk menggunakan layanan seperti Google Workspace atau Zoho Mail, agar tidak membebani kapasitas hosting.
Kesimpulan
Menghapus email di Trash, Sent, dan Inbox lewat cPanel adalah langkah sederhana tapi berdampak besar. Tidak hanya menghemat ruang penyimpanan, tapi juga menjaga performa hosting tetap optimal.
Kamu bisa menggunakan fitur Email Disk Usage untuk metode cepat, atau File Manager untuk kasus yang lebih kompleks seperti over kuota. Jangan lupa backup email penting sebelum menghapus, dan pastikan kamu menerapkan kebiasaan bersih-bersih email secara rutin.
Kalau kamu pengguna layanan IDwebhost, kamu juga bisa mempertimbangkan fitur daily backup otomatis agar data tetap aman setiap saat.
Semoga panduan ini bermanfaat dan bisa membantu kamu mengelola email di cPanel dengan lebih efektif!