Cara Buat Signature di Webmail Roundcube: Panduan Lengkap!

Email bisnis tanpa signature sering kali terasa kurang meyakinkan. Padahal, signature punya peran penting untuk membangun kesan profesional. Melalui panduan ini, kamu akan mempelajari cara buat signature di Webmail Roundcube secara lengkap, rapi, dan mudah dipraktikkan, khususnya bagi pengguna email hosting IDwebhost.

Apa Itu Email Signature?

Email signature adalah bagian penutup email yang berisi identitas pengirim. Letaknya berada tepat setelah kalimat penutup (sign off) dan sebelum disclaimer, jika ada. Meski terlihat sederhana, email signature punya fungsi yang lebih luas dibanding sekadar nama pengirim.

Dalam struktur email, posisi signature biasanya berada di urutan berikut:

• Subject
• Greeting (sapaan)
• Body email
• Sign off (penutup seperti “Salam”)
• Signature
• Disclaimer

Menariknya, kombinasi antara signature dan disclaimer sering disebut juga sebagai email footer. Berbeda dengan tanda tangan pada surat fisik yang fokus pada autentikasi, email signature berperan sebagai identitas digital. 

Di sinilah penerima email bisa langsung mengetahui siapa kamu, apa jabatanmu, dan dari perusahaan mana email tersebut dikirim.

Bagi bisnis, signature email bukan hanya formalitas. Ia menjadi perpanjangan dari branding, kredibilitas, sekaligus media komunikasi yang bekerja secara konsisten setiap kali kamu mengirim email.

Langkah-Langkah Buat Signature di Webmail Roundcube

Sebelum memulai, pastikan kamu sudah menggunakan layanan Email Hosting dari IDwebhost, sehingga fitur Webmail Roundcube dapat diakses dengan optimal. Berikut panduan teknisnya.

Langkah 1: Login ke Webmail

Langkah pertama tentu mengakses webmail dari browser.

1. Buka browser favorit kamu.
2. Akses URL webmail dengan format: https://namadomain.com/webmail
3. Masukkan alamat email dan password.
4. Klik Login.

Jika data yang dimasukkan benar, kamu akan diarahkan ke halaman pemilihan webmail client atau langsung ke dashboard.

Langkah 2: Pilih Roundcube sebagai Webmail Client

Beberapa hosting menyediakan lebih dari satu webmail client, seperti Roundcube atau Horde.

1. Jika muncul pilihan, pilih Roundcube.

2. Tunggu hingga dashboard utama Roundcube terbuka.

Roundcube dipilih karena tampilannya lebih modern, ringan, dan mendukung pengaturan signature berbasis HTML.

Langkah 3: Masuk ke Menu Pengaturan

Setelah berada di dashboard Roundcube:

1. Cari ikon ⚙️ Settings (Pengaturan).
2. Klik ikon tersebut untuk membuka menu konfigurasi email.

Di sinilah semua pengaturan identitas dan tampilan email bisa diatur.

Langkah 4: Klik Menu “Identities”

Pada halaman Settings:

1. Klik menu Identities.
2. Pilih alamat email yang ingin kamu atur signature-nya.

Jika kamu memiliki lebih dari satu alamat email dalam satu akun, pastikan memilih identitas yang tepat.

Langkah 5: Tambahkan Signature

Di sisi kanan layar, akan muncul form identitas email.

1. Scroll ke bagian bawah.
2. Temukan kolom Signature.

Tulis signature sesuai kebutuhan, misalnya: Salam hormat,

Juli IDwebhost 
Customer Support  
www.idwebhost.com

Gunakan format yang ringkas namun informatif agar mudah dibaca oleh penerima email.

Langkah 6: Gunakan Format HTML (Opsional)

Jika kamu ingin signature terlihat lebih profesional:

1. Centang opsi HTML Signature.

2. Editor visual akan muncul.
3. Kamu bisa menambahkan warna teks, link website, dan logo perusahaan.

Pastikan desain tetap sederhana agar tampil konsisten di berbagai email client.

Langkah 7: Simpan Pengaturan

Setelah signature selesai dibuat:

1. Klik tombol Save / Simpan di pojok kiri atas.
2. Tunggu hingga muncul notifikasi bahwa pengaturan berhasil disimpan.

Langkah 8: Signature Siap Digunakan

Mulai saat ini, setiap kali kamu mengirim email melalui Webmail Roundcube, signature akan otomatis muncul di bagian bawah email. Ini membantu menjaga konsistensi dan memberikan kesan profesional tanpa perlu mengetik ulang setiap saat.

Jika suatu saat kamu mengalami kendala, jangan ragu menghubungi administrator email atau tim Customer Support IDwebhost.

Kenapa Kamu Harus Pakai Email Signature?

Mungkin kamu bertanya, apakah signature email benar-benar sepenting itu? Jawabannya: iya, terutama untuk kebutuhan bisnis.

Beberapa manfaat utama email signature antara lain:

• Meningkatkan kepercayaan brand
  Email dengan signature yang rapi menunjukkan perhatian terhadap detail. Hal ini membuat penerima lebih percaya pada profesionalisme perusahaan.
• Memberikan efek visual yang menarik
  Signature yang tertata baik bisa menjadi “wow effect” kecil yang membuat email kamu lebih menonjol.
• Memudahkan penerima mengenal pengirim
  Tanpa perlu bertanya ulang, penerima langsung tahu siapa kamu dan apa peranmu.
• Saluran marketing pasif
  Setiap email yang kamu kirim berpotensi menjadi media promosi yang halus namun efektif, terutama jika disertai link website atau kontak resmi.

Singkatnya, kamu sudah mengirim email setiap hari. Mengapa tidak memaksimalkannya?

Tips Terbaik Bikin Email Signature

Agar signature kamu tidak hanya berfungsi, tetapi juga tampil optimal, perhatikan beberapa praktik terbaik berikut.

• Gunakan format yang rapi dan mudah dibaca
  Susun informasi dari yang paling penting: nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, lalu kontak. Hindari memasukkan terlalu banyak detail agar signature tetap enak dilihat dan tidak mengganggu isi email.
• Jaga desain tetap sederhana
  Email signature bukan tempat pamer desain. Pilih font standar, warna netral, dan layout yang bersih supaya tampil konsisten di berbagai email client, baik desktop maupun mobile.
• Manfaatkan logo atau link secara bijak
  Menambahkan logo perusahaan atau tautan website bisa meningkatkan kredibilitas. Pastikan ukurannya tidak terlalu besar dan tetap relevan dengan tujuan komunikasi email kamu.
• Pastikan signature muncul otomatis
  Signature sebaiknya selalu muncul setiap kali kamu mengirim email. Ini membantu menjaga konsistensi identitas tanpa perlu menambahkannya secara manual di setiap pesan.
• Selalu lakukan uji coba sebelum digunakan
  Kirim email percobaan ke layanan lain seperti Gmail atau Outlook. Dengan begitu, kamu bisa memastikan tampilan signature tetap rapi, link bisa diklik, dan tidak terlihat berantakan di sisi penerima.

Kesimpulan

Membuat signature di Webmail Roundcube bukanlah hal rumit, namun dampaknya besar untuk komunikasi bisnis kamu. Dengan mengikuti panduan ini, kamu bisa membangun identitas email yang konsisten, profesional, dan terpercaya.

Agar pengalaman email bisnis semakin optimal, pastikan kamu menggunakan layanan Email Hosting dari IDwebhost. Dengan server andal, keamanan terjaga, dan dukungan teknis responsif, email bisnis kamu akan terlihat lebih profesional dan siap mendukung pertumbuhan usaha ke level berikutnya.